Protégez vos biens et votre stock

Même s’il est très difficile de prouver qu’un employé vole les équipements ou les marchandises d’une l’entreprise, ce type de fraude peut s’avérer très coûteux. L’important ici n’est pas d’attraper quelqu’un en flagrant délit, mais de mettre en œuvre des règles pouvant éviter que ce type de problème ne se produise. Utilisez les techniques suivantes pour réduire le risque de vols commis par les employés.

Effectuez régulièrement un inventaire de votre stock

Une inspection et un inventaire occasionnels du stock permettent d’éviter les vols. Comme pour l’audit de votre comptabilité, effectuez cette inspection sans avis préalable. Cela permet de mettre à jour votre inventaire et de détecter les vols possibles. Faites le suivi de vos biens ou marchandises de valeur grâce au numéro de série ou tout autre identifiant que vous pouvez comparer à votre inventaire.

Établissez des procédures de vérification du stock

Ces procédures de vérification sont différentes pour chaque secteur, néanmoins, veillez à mettre en place quelques-unes de ces mesures de base :

  • Vérifiez que le nombre d’unités, de cartons, etc. corresponde bien aux chiffres indiqués sur les documents d’expédition avant la livraison des marchandises au transporteur.
  • N’autorisez la sortie d’aucune marchandise sans facture ou les documents d’expéditions appropriés.
  • Si vous avez du matériel, des produits ou des outils de valeur, pensez à les mettre sous clé et à restreindre leur accès.
  • Assurez-vous que les bons de commande, les factures et les documents d’expédition sont correctement numérotés et vérifiez régulièrement qu’il n’en manque pas.
  • Gardez les bons de commande, les factures et les documents d’expédition sous clé.
  • Faites en sorte qu’à la fin de leur roulement, tous les employés quittent leur travail par la même porte sous votre surveillance ou celle d’un employé de confiance.

Vérifiez vos poubelles

Les employés malhonnêtes trouveront les moyens les plus ingénieux pour vous voler. Une des méthodes les plus communes consiste à mettre l’objet du vol dans une poubelle ou le vide ordure et de revenir le chercher lorsque les locaux sont fermés et que personne n’est là pour surveiller. Effectuez des contrôles ponctuels et réguliers de vos ordures après les heures de travail : un coup d’œil rapide aux poubelles pourrait vous signaler un vol possible. Veillez à ce que tous les cartons d’emballage soient bien compactés et attachés avant de les mettre aux ordures de manière à ce qu’ils ne puissent pas être réutilisés pour dérober des équipements ou des marchandises.

Sachez qui possède vos clés

Seuls certains employés doivent posséder les clés de votre entreprise. Faites remplir un formulaire aux employés désignés lorsqu’ils reçoivent les clés de votre bureau. Consignez le numéro des clés et toute autre information importante. Assurez-vous que l’original de la clé est bien remis en place lorsque l’employé quitte son travail. Si l’une des clés est perdue, faites aussitôt remplacer les serrures. Enfin, demandez à votre serrurier d’inscrire la mention « Copie interdite » sur chaque clé du bureau afin d’éviter qu’il en soit fait des copies non autorisées.

Donnez le bon exemple

Faites attention à ne pas créer dans votre société une culture du vol. Les employés considèrent leurs responsables comme des exemples. Donc, si vous n’avez pas le sens de l’éthique lorsque vous faites des affaires, vos employés peuvent croire que le vol n’est pas un problème. Par exemple, si vos employés vous voient emmener chez vous des fournitures de bureau, ils ne verront pas pourquoi ils ne peuvent pas en faire autant.

Vérifiez les références

Vérifiez les antécédents professionnels de chaque employé avant de l’embaucher. Prenez des précautions supplémentaires avec toute personne que vous embauchez pour un poste à responsabilités financières. Vérifiez bien leurs références. Appelez, par exemple, leurs anciens employeurs afin de vérifier la véracité des informations fournies par les employés dans leur CV. Enfin, n’hésitez pas à passer un peu de temps pour vous assurer que les postulants n’ont pas été licenciés pour vol par leurs anciens employeurs.

Pensez aux assurances pour détournement et vol

Il s’agit d’assurances qui protègent votre société en cas de vol commis par le personnel. Elles vous couvrent pour tout vol commis et pouvant être vérifié. On les utilise le plus souvent pour les pertes en espèce, mais elles peuvent aussi vous protéger contre le vol de marchandises. Autre avantage : certaines sociétés proposant ce type d’assurance vérifient également le passé professionnel de certains employés avant de vous faire signer le contrat d’assurance. Cela peut vous permettre d’éliminer les employés à risque. Consultez votre assureur pour toute question relative aux coûts et à la couverture.