Location d'équipements

Financer de nouveaux équipements, des ordinateurs aux téléphones en passant par les équipements lourds et tout ce dont vous avez besoin pour faire fonctionner votre entreprise, est un sérieux problème pour de nombreuses sociétés. S’ils sont indispensables, louer ces équipements, au lieu de les acheter, peut s’avérer une solution rentable, en particulier si vous ne disposez pas d’assez de liquidités.

Vous pourriez même envisager la location en tant que telle, sans avoir de problèmes de liquidités. Cela vous permet en effet de mieux gérer votre flux de trésorerie car vous n’avez qu’à effectuer des versements prévisibles et réguliers au lieu d’un unique paiement important. Cela vous évite également d’immobiliser des lignes de crédit et vous pouvez utiliser l’argent pour autre chose.

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Fonctionnement de la location

Lorsque vous signez un contrat de location, vous assignez au loueur tous les droits respectifs aux équipements. Celui-ci est propriétaire du matériel qu’il vous loue en échange d’une somme d’argent. Il existe différentes manières d’acquérir du matériel en location, voici les plus courantes :

  • Sélectionnez vous-même votre matériel et financez le via un loueur. Cherchez votre matériel chez le distributeur de votre choix puis établissez un contrat de location avec une société de location. Dans ce type de scénario, l’entretien et l’assistance technique sont en général fournis par le distributeur plutôt que par le loueur.
  • Sélectionnez l’équipement auprès d’un détaillant ou d’un fabricant proposant un service de location via sa propre filiale. Une fois le prix d’achat fixé, le distributeur établira un contrat de location reposant sur les conditions que vous aurez exigées.
  • Obtenez votre équipement directement auprès d’un loueur. Si vous choisissez cette option, c’est avec la société de location que vous définirez ce dont vous avez besoin et ce que vous pouvez vous permettre d’acheter. Dans ce scénario, la location et l’équipement proviennent du loueur. Si c’est l’option que vous choisissez, pensez à faire le tour des équipements nécessaires avant de signer le contrat. Une société de location n’est pas forcément le meilleur endroit pour obtenir des informations techniques.

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Avantages et inconvénients de la location

Voici quelques points à prendre en compte si vous envisagez de louer du matériel :

  • Propriété – l’inconvénient le plus évident de la location est que vous ne possédez pas l’équipement à l’échéance du contrat. Cela peut aussi être un avantage, en particulier pour le matériel informatique qui devient rapidement obsolète si vous devez rester à la pointe de la technologie.
  • Dépense totale - la location revient presque toujours plus chère que l’achat, en supposant que vous n’ayez pas à faire d’emprunt. Par exemple, un contrat de location de 3 ans pour un système informatique de 5 000 $currency_text_plural$ (à un taux standard de 40 $currency_symbol$/mois pour 1 000 euros) vous reviendra en tout à 7 200 euros.
  • Recherche des fonds – la location est en règle générale plus souples que l’emprunt. Alors qu’une banque peut se baser sur vos états financiers sur une période de 2 ou 3 ans avant de vous accorder un prêt, de nombreuses sociétés de location évaluent vos caractéristiques financières sur une période beaucoup plus courte (généralement six mois). C’est un avantage indéniable si vous venez de créer votre société.
  • Flux de trésorerie – c’est le principal avantage de la location. Cela évite d’avoir à sortir une grosse somme d’argent pouvant laisser la trésorerie à sec et cela libère des fonds pour les autres dépenses quotidiennes.
  • Impôts – la location permet de faire passer vos frais d’équipement dans les charges, c'est-à-dire qu’ils peuvent être déduits des impôts au titre des dépenses d’exploitation. D’un autre côté, acheter peut vous permettre de bénéficier d’un abattement d’une certaine valeur dans le cadre des dépenses de la première année (aux États-Unis, la valeur maximale des investissements permettant d’obtenir cet abattement est de 19 000 dollars). Tout montant supérieur se déprécie après plusieurs années. Avec la réduction des dépenses de la première année, le « coût réel » d’un système informatique peut passer de 5 000 $currency_symbol$ à 3 400 $currency_symbol$.
  • Besoins technologiques – la technologie évolue rapidement. Si vous achetez directement un ordinateur ou tout autre matériel de haute technologie, vous courez le risque de vous retrouver avec un matériel obsolète en 2 ou 3 ans, avec peu de chances de le revendre à un prix intéressant. La location vous permet d’essayer de nouvelles configurations et de mettre à jour votre système régulièrement afin de rester à la pointe de la technologie. D’un autre côté, si vous réemployez ce matériel dans d’autres services de votre société ne nécessitant pas les outils les plus modernes, acheter est sans doute une meilleure option.

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Clauses importantes du contrat de location

Voici quelques points auxquels vous devriez faire attention lorsque vous négociez ou examinez votre contrat de location :

  • Durée de la location – c’est ce qu’on appelle souvent le bail. Il se situe en général entre 12 et 36 mois. Plus ce bail est court, plus vos versements sont élevés. 36 mois est un bail typique pour la location d’ordinateurs. Vous pouvez toutefois choisir un bail de 24 mois afin de rester à jour au niveau technologique. Le coût d’un bail de 12 mois est en général très élevé et de nombreux experts ne recommandent cette option que si vous y êtes obligé.
  • Coût total – analysez toutes les charges dont vous serez responsable pendant toute la durée du bail. Cela comprend l’acompte, les mensualités, la caution ainsi que tous les frais d’assurance, les coûts d’entretien et de réparation, etc.
  • Clause de résiliation – cette clause vous permet de résilier votre bail mais entraîne d’importantes sanctions. De cette manière, si vous décidez de fermer votre société, de changer de créneau ou tout simplement si vous n’avez plus besoin de certains équipements, vous n’en serez pas responsable pour toute la durée du bail.
  • Cession – voyez si vous pouvez céder le bail à un tiers et, le cas échéant, combien cela coûte.
  • Remplacement par des équipements plus modernes – si la technologie évolue rapidement, vous pouvez envisager cette option. Cela vous permet d’actualiser ou d’échanger votre matériel afin de ne pas être coincé avec un matériel obsolète.
  • Assistance technique – voyez si votre contrat de location comprend un service d’assistance technique sur place et, le cas échéant, déterminez sa durée. Si vous n’avez qu’un an d’assistance technique, vous pouvez allonger sa durée afin qu’elle couvre toute la durée du bail. Sinon, vous pourriez avoir à payer toutes les réparations après les 12 premiers mois. Enfin, vérifiez bien que le contrat indique la date à laquelle la maintenance ou la réparation doit être effectuée (l’idéal est le jour ouvré suivant votre appel).

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Lorsqu’une location n’en est pas une

Lisez les clauses en petits caractères de tout bail que vous signez. Il se peut que votre bail soit considéré comme un achat et que vous ne puissiez pas déduire vos mensualités de vos impôts. Il s’agit d’un achat de biens d’équipement si votre contrat de location est construit en des termes satisfaisant aux critères suivants :

  • Vous avez une option d'achat vous permettant d'acheter l'équipement pour un prix symbolique à la fin du bail.
  • Vous louez un équipement pour 75% de sa vie utile.
  • Le total des versements effectués pendant la durée du bail est égal ou supérieur à 90% de la juste valeur marchande du matériel. N’oubliez pas que les paiements comprennent les frais financiers et l’impôt sur les ventes. Ils doivent donc être déduits pour connaître le véritable prix que vous payez pour le matériel.

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